La autoevaluación guiada es un proceso versátil que puede y debe adaptarse a las circunstancias específicas y al nivel de desarrollo de cada centro de EFTP. Cada institución de EFTP establece sus propias prioridades, que podrían abarcar objetivos como reducir el desempleo, adecuar las competencias a las necesidades de los empleadores y apoyar las iniciativas nacionales de desarrollo. Estas prioridades diferirán en función de la situación única de cada institución, sus partes interesadas y el contexto nacional. Este enfoque implica un examen exhaustivo de las pruebas y la interacción entre las dimensiones del cuadro de mando integral en todo el sistema.

Las principales características de este proceso son:

• Se trata de un proceso participativo que recoge las aportaciones de diversas partes interesadas internas.
• Fomenta la evaluación y la reflexión sobre la base de los datos de rendimiento, los puntos fuertes y los aspectos susceptibles de mejora, en lugar de limitarse a obtener puntuaciones altas.
• Funciona de forma cíclica, integrando la autoevaluación periódica en la gestión rutinaria de la institución y los esfuerzos de mejora continua para potenciar la innovación.

En un escenario ideal, un coordinador responsable dentro de la institución gestiona todo el proceso de autoevaluación guiada, que puede durar de cuatro a cinco días en función de la profundidad de la evaluación requerida. La duración es flexible y puede ajustarse al contexto específico de cada centro de EFTP (en el anexo 1 hay un modelo de calendario de autoevaluación guiada). La autoevaluación guiada debe realizarse en cinco sesiones:

1. Una reunión introductoria con las partes interesadas internas para establecer un entendimiento común de las expectativas y el contexto local. En esta sesión también se confirma el programa y se afinan las herramientas de evaluación.
2. Consulta con las partes interesadas internas del centro de FP, usando el cuadro de mando integral y el mapa del ecosistema.
3. Identificación de prácticas innovadoras (PI): A partir de los puntos fuertes y los resultados positivos identificados durante las consultas internas con las partes interesadas, el centro de EFTP elabora una descripción de su práctica innovadora.
4. Planificación y desarrollo de acciones de innovación: Basándose en las oportunidades de mejora identificadas durante las consultas internas a las partes interesadas, el taller del PEI determina la primera prioridad para abordar estas oportunidades dentro del centro de EFTP. El taller también se centra en la creación de un PEI alineado con las prioridades de la institución y los recursos humanos y financieros disponibles.
5. La última sesión es la presentación consolidada de los resultados, en la que se presentan y debaten los resultados agregados de las herramientas de GSA ante la alta dirección del centro de FP.